Hướng dẫn cách ghi hóa đơn cước vận chuyển sao cho đúng

Cách ghi hóa đơn cước vận chuyển của Vietnamairline

Trong các loại hóa đơn, chứng từ thì hóa đơn cước vận chuyển là một lại giấy tờ quan trọng, hầu như không thể thiếu đối với mọi ngành nghề. Loại hóa đơn này có khả năng giúp chủ hàng khấu trừ thuế giá trị gia tăng và kiểm soát chi phí. Do đó, cần phải biết cách ghi hóa đơn cước vận chuyển để tiện theo dõi hàng hóa và các khoản thu chi cước phí.

Tầm quan trọng của hóa đơn cước vận chuyển
Cách ghi hóa đơn cước phí vận chuyển của Grabtaxi

Tại sao cần phải biết cách ghi hóa đơn cước vận chuyển?

Trước khi đi tìm hiểu cách ghi hóa đơn cước vận chuyển sao cho đúng, chúng ta nắm được lý do vì sao cần phải ghi hoá đơn cước vận chuyển. Hóa đơn cước vận chuyển là loại hóa đơn được người bán hàng/ cung cấp dịch vụ lập nhằm minh bạch về cước phí, cách thức vận chuyển, các thông tin về hàng hóa được vận chuyển…

Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC ở Khoản 7 Điều 3 quy định như sau: Người bán phải lập hóa đơn khi bán dịch vụ, hàng hóa bao gồm cả các trường hợp để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; để cho, biếu, tặng, trao đổi…

Mẫu hóa đơn vận tải hàng hóa cho các đơn vị bán hàng
Hóa đơn cước vận chuyển giúp thông tin cước phí, cách thức vận chuyển được minh bạch

Do đó, tương tự đối với dịch vụ nhận vận chuyển hàng hóa thì các nhà xe cũng cần phải viết hóa đơn cước vận chuyển cũng như cả khách hàng và kế toán nhà xe phải biết cách ghi hóa đơn cước vận chuyển để công khai về hàng hóa, dịch vụ và làm cơ sở để thanh quyết toán, hạch toán. Hóa đơn cước vận chuyển là hóa đơn bắt buộc dùng để ghi nhận các thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật.

Mặt khác hóa đơn cước vận chuyển được xem là hóa đơn tài chính. Cho nên, khi biết cách ghi hóa đơn vận tải hàng hóa, khách hàng hoàn toàn có thể sử dụng loại hóa đơn này để được quyền khai thuế GTGT. Theo đó, các khách hàng là doanh nghiệp sẽ được phép kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, được tính vào chi phí và được trừ khi tính thuế TNDN theo đúng các quy định của pháp luật.

Các quy định về cách ghi hóa đơn cước vận chuyển

Ngoài ra, chúng ta còn cần nắm rõ về các quy định chuẩn để biết cách ghi hóa đơn cước vận chuyển sao cho đúng thủ tục theo quy định của nhà nước.

Quy định tiêu chuẩn về ngày tháng lập hóa đơn vận chuyển hàng hóa

  • Ngày lập hóa đơn vận chuyển là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng dịch vận chuyển cho người mua (tức khách hàng) mà không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
  • Trường hợp nhà xe/ chành xe cung ứng dịch vụ vận tải thực hiện thu tiền trước hoặc sau khi hoàn tất việc vận chuyển hàng hóa thì ngày lập hóa đơn cước vận chuyển là ngày thu tiền/ khách hàng thanh toán cước phí.

Những trường hợp cần cung ứng hóa đơn vận tải

Biên lai cước phí chành xe
Mẫu hóa đơn cho các chành xe

Theo quy định những trường hợp khi cung ứng các loại dịch vụ vận chuyển hàng hóa có cước phí từ 200.000 đồng trở lên đối với mỗi lần, nhưng người mua (khách hàng) không lấy hóa đơn cước vận chuyển hoặc không cung cấp tên, mã số thuế, địa chỉ thì nhà xe/ chành xe vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ thông tin là “người mua không lấy hóa đơn” hay “người mua không cung cấp đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế”.

Với trường hợp hóa đơn cước vận chuyển có trị giá trên 200.000 đồng thì nhà xe bắt buộc phải xuất hóa đơn cước vận chuyển cho khách hàng Nếu không không có đầy đủ thông tin hoặc khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì phải ghi rõ ràng “người mua không cung cấp thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế” hay “người mua không yêu cầu hóa đơn”.

Tuy nhiên, lời khuyên cho các khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa thì trong tất cả các trường hợp, nên yêu cầu nhà xe cung cấp hóa đơn và lưu giữ hóa đơn để có thể kiểm tra tình trạng vận chuyển hàng hóa. Cũng như làm căn cứ để tính mức thu chi hay làm căn cứ để đòi đền bù thiệt hại với nhà xe nếu không may xảy ra vấn đề trong khi vận chuyển hàng hóa.

Hướng dẫn cách ghi hóa đơn cước vận chuyển

Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có mẫu cách ghi hóa đơn cước vận chuyển theo quy chuẩn riêng. Tuy nhiên, hầu hết các mẫu hóa đơn này đều phải đầy đủ các mục thông tin bao gồm: số thứ tự, tên loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền… Bạn có thể dựa vào các mục này để áp dụng vào mẫu hóa đơn phí vận chuyển của mình. 

Cách ghi hóa đơn cước phí vận chuyển cho nhiều ngành nghề
Tùy vào mỗi đặc điểm ngành nghề mà mẫu hóa đơn cước phí sẽ khác nhau

Ngoài các mục thông tin cần thiết thì cũng có quy chuẩn về cách ghi hóa đơn cước vận chuyển, cụ thể: 

  • Ngày cung cấp và ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển (bàn giao hàng hóa và thanh toán xong cước vận chuyển) là cùng ngày thì được phép viết trong cùng một hóa đơn.
  • Trong trường hợp ngày cung cấp dịch vụ vận chuyển khác ngày hoàn thành dịch vụ vận chuyển thì dịch vụ cần được ghi 1 hóa đơn riêng và cước vận chuyển phải ghi hóa đơn riêng để tránh nhầm lẫn.

Hy vọng, bài viết trên đã giúp quý khách hàng nắm rõ về cách ghi hóa đơn cước vận chuyển để nắm rõ các khoản cước phí, tiện cho việc kiểm kê và thu chi trong kinh doanh. Quý khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa vui lòng liên hệ 0867 135 567 để nhận báo giá cước phí vận chuyển nhanh nhất. Vận tải Quốc Vương nhận giao nhận hàng trên khắp cả nước với tiêu chí: Cước phí hợp lý – nhanh chóng – an toàn – tận tâm!

Xem thêm các dịch vụ tại Vận Tải Toàn Quốc:

5/5 (2 Reviews)